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1. RESTREPO ORAMAS S.A.S.
El 17 de octubre de 2012 se sancionó la Ley Estatutaria 1582 de 2012, “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”, que fue reglamentada porEl 17 de octubre de 2012 se sancionó la Ley Estatutaria 1582 de 2012, “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”, que fue reglamentada porel Decreto 1377 del 27 de junio de 2013.
En ambas normas se regulan los deberes que deben cumplir las personas que reciben datos personales, con el fin de que no se vulneren los derechos fundamentales consagrados en los artículos 15 (intimidad y buen nombre personal y familiar) y 20 (libertad de expresión y pensamiento) de la Constitución Política.
Para dar cumplimiento a las disposiciones tanto de la Ley como del Decreto, se expide la presente política, con la cual se pretende establecer los lineamientos que se deben seguir al interior de Restrepo Oramas S.A.S., para que los titulares de la información que se encuentra en manos de ésta, puedan ejercer el derecho al habeas data, a través de la garantía de conocimiento, actualización y rectificación de la información que éstos entregan a los encargados y responsables del tratamiento de información personal.
I. DISPOSICIONES GENERALES
1. Objetivo
La presente política de privacidad y manejo de la información se realiza para permitir que, Restrepo Oramas S.A.S., en cumplimiento de sus obligaciones legales y contractuales y como responsable del manejo de información personal de sus empleados, clientes, contratistas, subcontratistas y proveedores, garantice el tratamiento adecuado de la misma con apego irrestricto a la ley y respetando los derechos que tienen los titulares de la información.
2. Sujetos de Aplicación
En ejercicio de su objeto social, Restrepo Oramas S.A.S., realiza el tratamiento de datos personales de: empleados, clientes, contratistas, subcontratista y proveedores, quienes garantizan que la información que suministran es completa, exacta, actualizada y comprobable.
3. Ámbito de Aplicación
Este manual se deberá aplicar a la recolección y manejo de todos los datos personales que se encuentren en manos de Restrepo Oramas S.A.S., así como para las bases de datos que son manejadas y administradas por Restrepo Oramas S.A.S.
4. Tipo de Información
La información que Restrepo Oramas S.A.S. recolecta es principalmente la siguiente: nombre, correo electrónico, dirección del lugar de trabajo, número de documento de identificación, números de teléfonos de contacto, domicilio y en general, los datos necesarios para expedir la correspondiente factura.
5. Tratamiento de los datos
El tratamiento de los datos personales, incluye la transmisión o transferencia de cierta información personal por parte de Restrepo Oramas S.A.S., a sus socios, entidades privadas, gubernamentales o judiciales por solicitud expresa de las mismas, a clientes o contratistas con ocasión de la ejecución de los contratos suscritos con ellos, o cuando se trata de procesos de auditoría interna o externa.
Por lo anterior y en desarrollo de la normativa legal, la recolección de datos personales por parte de Restrepo Oramas S.A.S., se limitará a aquellos datos personales que sonpertinentes y adecuados para la finalidad para la cual son recolectados o requeridos.
Restrepo Oramas S.A.S., para la recolección, almacenamiento, administración, utilización, transferencia, trasmisión y tratamiento de los datos personales con las siguientes finalidadesde uso:
a) Dar cumplimiento a las políticas, procedimientos y protocolos de contratación y gestión de trabajadores, contratistas y proveedores de compras y servicios.
b) Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas con clientes, proveedores y contratistas.
c) Gestionar tareas básicas de administración y comerciales.
d) Cumplir con los requerimientos de las entidades de control y las obligaciones legales.
e) Realizar futuras actualizaciones de datos.
f) Demás actividades necesarias para el desarrollo del objeto social de la empresa.
6. Transferencia Internacional de Datos Personales
Cuando se envíen o transfieran datos a otro país será necesario contar con la autorización del titular de la información que es objeto de transferencia. En este sentido, antes de enviar datos personales a otro país, los obligados de cumplir esta política deberán verificar que se cuenta con la autorización previa, expresa e inequívoca del titular que permita trasmitir sus datos personales.
Esta transferencia de los datos personales se realiza únicamente a terceros con quienes RESTREPO ORAMAS S.A.S. tenga vínculo contractual, comercial y/o jurídico, con el fin de que éstos nos ayuden con algunas de las funciones relacionadas con el objeto social de la compañía.
II. AUTORIZACIÓN
7. Autorización
Restrepo Oramas S.A.S., en su condición de responsable del tratamiento de datos personales y teniendo en cuenta que para la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales se requiere del consentimiento libre, previo, expreso eRestrepo Oramas S.A.S., en su condición de responsable del tratamiento de datos personales y teniendo en cuenta que para la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales se requiere del consentimiento libre, previo, expreso einformado por parte del titular, ha dispuesto de los mecanismos y procedimientos necesarios para obtener la información y garantizar la posibilidad de verificar el otorgamiento de la autorización correspondiente.
III. DERECHOS Y DEBERES
8. Derechos de los titulares de la Información
De conformidad con el artículo 8º de la Ley 1581 de 2012, los titulares de los datos personales tienen los siguientes derechos:De conformidad con el artículo 8º de la Ley 1581 de 2012, los titulares de los datos personales tienen los siguientes derechos:
8.1. Conocer, actualizar y rectificar los datos personales que se encuentran en manos de Restrepo Oramas S.A.S., en su condición de responsable del tratamiento.
8.2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a Restrepo Oramas S.A.S., en su condición de responsable del tratamiento de la información.
8.3. Ser informado por Restrepo Oramas S.A.S., previa solicitud, respecto del uso que se le ha dado a sus datos personales.
8.4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por las infracciones a la Ley 1581 de 2012 y al Decreto 1377 de 2013, previo agotamiento del trámite de consulta o reclamo ante el ente responsable del tratamiento de la información.
8.5. Revocar las autorizaciones y/o solicitar la supresión de sus datos cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
8.6. Acceder de manera gratuita a los datos personales de que es titular y que sean o hayan sido objeto de tratamiento por parte de Restrepo Oramas S.A.S.
9. Deberes de Restrepo Oramas S.A.S., en relación con el tratamiento de los datos personales
Restrepo Oramas S.A.S., debe mantener presente que los datos personales son propiedad de las personas a que éstos se refieren y que sólo ellas pueden decidir sobre los mismos, por lo que hará uso de ellos únicamente para las finalidades para las que está debidamente facultado y respetando siempre la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.
Es así como, de acuerdo con lo establecido en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, Restrepo Oramas S.A.S., se compromete a cumplir con los siguientes deberes:
9.1. Garantizar a los titulares de los datos personales el ejercicio pleno del derecho de hábeas data.
9.2. Conservar la información obtenida en las condiciones de seguridad necesarias para impedir la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado
9.3. Realizar de manera oportuna y de acuerdo con la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, la actualización, rectificación y/o supresión de los datos personales.
9.4. Tramitar las consultas y reclamos formulados por los titulares de la información.
9.5. Insertar en las bases de datos la leyenda “información en discusión judicial”, una vez haya sido notificado por las autoridades judiciales acerca de procesos relacionados con esos datos.
9.6. No circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
9.7. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que se encuentran autorizadas para ello.
9.8. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio acerca de violaciones a los códigos de seguridad o cuando existan riesgos contra la administración y seguridad de la información de los titulares.
9.9. Cumplir las instrucciones y requerimientos de la Superintendencia de Industria y Comercio con respecto a la protección de datos personales.
IV. PROCEDIMIENTO DE CONSULTA Y RECLAMACIÓN
10. Consultas
En caso de que el titular de la información, sus causahabientes o representantes deseen presentar una reclamación o consulta, deberán contactar al encargado del tratamiento de datos de Restrepo Oramas S.A.S. cuyos datos se indican en el numeral 16.En caso de que el titular de la información, sus causahabientes o representantes deseen presentar una reclamación o consulta, deberán contactar al encargado del tratamiento de datos de Restrepo Oramas S.A.S. cuyos datos se indican en el numeral 16.
Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de las mismas. En caso de que Restrepo Oramas S.A.S. no pueda responder la consulta en este término, antes del vencimiento de los diez (10) días se le informará al interesado los motivos de la demora y se señalará la fecha en que se responderá la consulta, lo cual no puede exceder los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.
11. Reclamos
En concordancia con el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, si el titular o sus causahabientes consideran que la información que se encuentra en las bases de datos de Restrepo Oramas S.A.S. debe ser corregida, actualizada o suprimida, o si consideran que se está incumpliendo alguna obligación consagrada en la Ley o en el Decreto 1377 de 2013, podrán presentar un reclamo ante el responsable del tratamiento, el cual deberá ser tramitado con base en las siguientes normas:
11.1. El reclamo podrá ser presentado por el titular o sus causahabientes basándose en la información contenida en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, en los formatos puestos a disposición por Restrepo Oramas S.A.S. Si en el reclamo no se encuentrala información necesaria para iniciar el trámite (identificación del titular, descripción de los hechos que conllevan al reclamo, dirección y documentos que se quieran hacer valer), dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción de losdocumentos se le requerirá al interesado para que complete la información y corrija fallas. Si transcurridos dos (2) meses desde el requerimiento, el solicitante no presenta la información requerida, se entenderá desistido el reclamo.
En caso de recibir un reclamo que en realidad no debería estar dirigido a Restrepo Oramas S.A.S. en la medida de lo posible, le dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles, e informará al interesado.
11.2. Una vez recibido el reclamo de conformidad con todos los requisitos, éste será incluido en la base de datos con la leyenda que indique que existe un “reclamo en trámite” y el motivo de éste. Dicha leyenda deberá ser incluida en un término máximo de dos (2) días hábiles y deberá permanecer ahí hasta que se decida elreclamo.
11.3. El término máximo para atender los reclamos es de quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente a la recepción del reclamo. Cuando no sea posible atender el reclamo en este término, se informará al interesado antes del vencimiento del plazoincluyendo también los motivos de la demora y la fecha en que se dará respuesta al reclamo, sin superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del plazo inicial.
12. Revocatoria de la Autorización
Los titulares, sus causahabientes o representantes pueden revocar la autorización de tratamiento de datos personales en cualquier momento siempre y cuando ello no impida el cumplimiento de un deber legal o contractual.
Los titulares, sus causahabientes o representantes pueden revocar la autorización de tratamiento de datos personales en cualquier momento siempre y cuando ello no impida el cumplimiento de un deber legal o contractual.
La revocatoria de la autorización puede recaer sobre la totalidad del tratamiento que se da a los datos personales o sobre tratos determinados. Es por eso que es necesario que el titular indique si la revocatoria que se pretende es total o parcial y en caso de ser parcial se debe especificar cuál es el tratamiento que se pretende revocar.
12. Procedimiento para Revocar la Autorización
En caso de que el titular de la información, sus causahabientes o representantes deseen revocar la autorización, deberán contactar al encargado del tratamiento de datos de Restrepo Oramas S.A.S. cuyos datos se indican en el numeral 16.
V. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
14. Protección y Salvaguarda de la Información
Salvo en los casos expresamente previstos en la Ley, no se podrán recolectar datos personales sin autorización del Titular. El tratamiento de datos incluye la recolección, almacenamiento, administración, utilización, transferencia o transmisión (según corresponda), en la forma permitida por la ley y se realiza de acuerdo con la finalidad de cada caso.
Así mismo, garantiza la confidencialidad, libertad, seguridad, veracidad, transparencia acceso y circulación restringida de la información personal suministrada por empleados, clientes, contratistas, subcontratistas y proveedores, en observancia de los principios de confidencialidad y seguridad contemplados en las leyes nacionales.Salvo en los casos expresamente previstos en la Ley, no se podrán recolectar datos personales sin autorización del Titular.
En desarrollo de tales principios, Restrepo Oramas S.A.S. maneja bajo estrictas medidas técnicas, la información suministrada por empleados, clientes, contratistas, subcontratistas y proveedores, garantizando la seguridad de los registros evitando su adulteración, pérdida o uso no autorizado. Así mismo, Restrepo Oramas S.A.S. garantiza la reserva de la información y su uso exclusivo en el desarrollo de sus relaciones legales y contractuales con los sujetos de aplicación de la presente política.
15. Control de la Información
Empleados, clientes, contratistas, subcontratistas y proveedores tendrán la posibilidad de revisar la información personal suministrada, en cualquier momento y sin que medie circunstancia especial al respecto, para lo cual podrá solicitar al correo electrónico Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo. la información personal suministrada en alguna ocasión a Restrepo Oramas S.A.S.
VI. DISPOSICIONES FINALES
16. Responsable de la atención de Peticiones, Consultas y Reclamos del tratamiento de Datos
Restrepo Oramas S.A.S. encarga a los Representantes Legales, Luz Myriam Restrepo Oramas y Carlos Alfonso Restrepo Oramas, o a quien haga sus veces, para que se encarguen de cumplir las normas sobre protección de datos. Luz Myriam Restrepo Oramas y Carlos Alfonso Restrepo Oramas, se encargarán de tramitar las solicitudes orientadas a lograr el ejercicio efectivo del derecho de acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión y revocatoria a que se refieren la Ley y el Decreto.
b. Teléfono: 300 316 1468
c. Horarios de atención: de lunes a viernes de 2:00 pm a 4:00 pm
d. Dirección: carrera 14 #75 – 77 Oficina 504, Bogotá D.C.
17. Vigencia de la Política
La Política rige a partir de su aceptación de los Términos y Condiciones. Por regla general el término de las autorizaciones sobre el uso de los datos personales se entiende por el término de la relación comercial o de la vinculación al servicio y durante el ejercicio del objeto social de la compañía.
Última actualización: 25 de marzo 2018
